Schichtpool
Für Feste im Schichtdienst
Stundenkonto und Urlaub — aus dem Dienstplan, nicht aus der Stempeluhr
Wer fest angestellt ist, hat ein Soll, ein Konto und einen Urlaubsanspruch. Schichtpool rechnet alle drei aus dem Plan, den es ohnehin macht: Das Soll aus Wochenstunden und Arbeitstagen, den Saldo aus den geplanten Diensten, den Urlaub aus den Anträgen. Freie mit Kontingent stehen im selben Plan.
Was bei euch schiefgeht
Vier Fragen, die sonst eine Tabelle beantworten muss
Wie viele Stunden hat Anna im Oktober zu leisten — mit dem Feiertag und ihrer Teilzeit?
Das Soll rechnet Schichtpool je Person: Wochenstunden geteilt durch Arbeitstage, mal die Arbeitstage des Monats, Feiertage nach Bundesland abgezogen. Teilzeit mit drei festen Tagen ist ein Haken, kein Sonderfall.
Steht Jonas im Plus oder im Minus?
Geplante Dienste zählen gegen das Soll, der Saldo läuft von Monat zu Monat weiter. Am Monatsende schließt die Leitung ab, danach ändert sich nichts mehr — eine Korrektur wird gebucht, mit Vermerk, und nie gelöscht.
Kann Lea in der zweiten Oktoberwoche frei haben?
Sie beantragt es in der App. Die Leitung sieht, was es kostet, an welchen Tagen Lea eingeteilt ist und ob die Schichten besetzbar bleiben — und entscheidet mit einem Klick. Genehmigt heißt: Die Schichten werden frei und gehen in die Börse.
Lea war im Urlaub krank — bekommt sie die Tage zurück?
Die Leitung trägt die Tage als abwesend ein und gibt die Urlaubstage zurück. Der Urlaub bleibt dabei eingetragen, gelöscht wird nichts. Kommt die Bescheinigung erst später, lässt sich die Bewertung noch ändern.
So läuft ein Monat
Ein Monat mit Stundenkonto
- Person anlegen, „fest angestellt" wählen, Wochenstunden und Arbeitstage eintragen, Urlaubstage dazu. Ab dann führt der Plan das Konto.
- Verteilen wie immer: Freie nach Kontingent, Feste nach Soll — auf Knopfdruck, im selben Dienst.
- Fällt jemand aus, wird der Tag gutgeschrieben, als wäre gearbeitet worden. Eine Art gibt es — Urlaub, freier Tag, Fortbildung, abwesend —, einen Grund nicht.
- Anträge kommen aus der App, die Entscheidung fällt in der App: mit Resturlaub, Kontostand und Besetzungsprognose daneben.
- Wo das Haus es einschaltet, bestätigen Feste nach der Schicht Beginn und Ende. Weicht etwas ab, geht es als Mehrarbeit an die Leitung.
- Am Monatsende abschließen. Das Lohnbüro bekommt Stunden und Tage je Person, Nachtstunden eingeschlossen — als Liste oder als Export für DATEV Lohn und Gehalt bzw. DATEV LODAS; jede Person sieht ihren Stand auf dem Handy. Resturlaub verfällt nie von selbst, auf Wunsch geht vor der Frist ein Hinweis an die Person.
Anträge
Entscheiden mit allem, was dazugehört.
Ein Antrag zeigt der Leitung, was er kostet und was danach bleibt, an welchen Tagen die Person eingeteilt ist und wer an jedem dieser Tage einspringen könnte. Wochenenden und Feiertage kosten keinen Urlaub. Zwei Knöpfe, fertig — die Person bekommt eine Nachricht, der Plan weiß Bescheid.
Anträge entscheidet, wer die Abteilung leitet. Wer nichts damit zu tun hat, sieht nichts davon: keine Urlaubsliste für alle, keine Kennzeichnung im Plan — die Person fehlt an dem Tag, mehr nicht.
Regeln für Feste
Ruhezeit und Höchststunden sind eine Sperre.
Für Feste hält der Plan die Arbeitszeitregeln, die ihr eintragt: Die Ruhezeit zwischen zwei Diensten und die Höchststunden am Tag und in der Woche gelten immer als Sperre — beim Verteilen, beim Einteilen von Hand, in der Schichtbörse und beim Tausch. Tage am Stück, freie Tage, Wochenenden und Sonntage in Folge stellt ihr je Regel als Sperre, Warnung oder Ziel ein.
Die Pause gehört zur Schicht: Ab mehr als sechs Stunden schlägt die App dreißig Minuten vor, ab mehr als neun fünfundvierzig. Sie verlängert die Anwesenheit, nicht die Arbeitszeit — das Konto zählt sie nicht mit.
Krankheit
Krank — ohne Gesundheitsdaten.
Wer krank ist, wird als „abwesend“ eingetragen oder meldet sich kurzfristig verhindert. Die Schichten werden frei, das Stundenkonto schreibt die ausgefallenen Stunden gut, und wird jemand im Urlaub krank, gibt die Leitung den Urlaubstag zurück.
Einen Grund speichert Schichtpool nicht, und es gibt kein Feld dafür. Schon das Wort „krank“ an einem Tag wäre ein Gesundheitsdatum — deshalb steht es nirgends, nicht im Plan, nicht in einer Mail, nicht im Export. Die Krankmeldung selbst bleibt, wo sie hingehört: in der Lohnabrechnung.
Preis
Stundenkonto, Urlaub und Anträge sind keine Module und kosten nichts extra. Ein Preis je Team, nicht je Kopf. Alle Funktionen in jeder Stufe, keine Module, kein Aufpreis. Monatlich zum Ende des Abrechnungsmonats kündbar — oder jährlich mit zwei Monaten gratis.
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