Dienstplan für Kitas und Kindergärten, der den Bedarf pro Schicht hält.

Früh, Kern, Spät: Der Bedarf hängt an der Tageszeit

Eine Kita ist kein Betrieb mit einer Schicht. Um sieben kommen die ersten Kinder, um neun sind alle Gruppen voll, ab drei wird es wieder leer. Der Dienstplan muss die Randzeiten mit wenigen Leuten abdecken und die Kernzeit mit allen — und zwar jeden Tag, nicht nur im Durchschnitt. In Schichtpool legt ihr für jede Schicht fest, wie viele Personen gebraucht werden: zwei im Frühdienst, sechs in der Kernzeit, zwei im Spätdienst. Der Plan wird dann gegen diesen Bedarf verteilt, und der Leitungsblick zeigt vor dem Veröffentlichen, welcher Tag noch offen ist. Wie viele zwischen sieben und acht wirklich im Haus sind, zeigt ein Tipp auf den Tag: Die Tagesansicht legt jede Person als Balken über die Stunden, die Pause eingerechnet, und zählt die Besetzung je Stunde.

Betreuungsschlüssel: Ihr kennt die Zahl, der Plan hält sie

Wie viele Fachkräfte pro Gruppe nötig sind, steht im Landesrecht und im Bescheid des Trägers — in Nordrhein-Westfalen im KiBiz, in anderen Ländern in eigenen Regelungen. Schichtpool rechnet diesen Schlüssel nicht aus, das wäre Rechtsanwendung und geht je nach Land und Gruppenform anders. Was die App tut: Sie hält die Zahl, die ihr daraus ableitet, als Bedarf je Schicht fest und meldet jeden Tag, an dem sie unterschritten wird. Der Betreuungsschlüssel bleibt eure Entscheidung, die Lücke im Plan seht ihr trotzdem sofort.

Fachkräfte und Ergänzungskräfte

Wer im Frühdienst eine bestimmte Zahl Fachkräfte braucht und daneben Ergänzungskräfte, legt dafür zwei Dienste an: „Fachkräfte“ und „Ergänzungskräfte“, jeder mit Früh- und Spätschicht und eigener Mindestzahl. So hält der Plan ein festes Verhältnis, etwa eine Fachkraft und zwei Ergänzungskräfte je Schicht. Eine Regel wie „drei insgesamt, davon mindestens eine Fachkraft“ kennt die App nicht. Die Schichtbörse bleibt im Dienst: Eine Ergänzungskraft übernimmt keine Fachkraft-Schicht. Eine Fachkraft, die auch Ergänzungsplätze füllen darf, gehört beiden Diensten an; die Vorgabe „Keine zwei Schichten am selben Tag“ sorgt dafür, dass sie nicht doppelt eingeteilt wird.

Teilzeit an festen Tagen

Die Kollegin mit 25 Stunden an Montag, Dienstag und Donnerstag, der Kollege mit 30 Stunden ohne Freitag, die Berufspraktikantin mit Schultag am Mittwoch: In Excel ist das ein Blatt voller Ausnahmen. In Schichtpool hat jede feste Person ihr Wochensoll und ihre Arbeitstage. Der Verteiler setzt sie nur an diesen Tagen ein, und das Stundenkonto rechnet Soll und Ist daraus — Urlaubstage zählen mit der Dauer eines Arbeitstages, nicht pauschal. Die Pause gehört zur Schicht: Ab mehr als sechs Stunden schlägt die App dreißig Minuten vor, ab mehr als neun fünfundvierzig — sie verlängert die Anwesenheit, nicht die Arbeitszeit. Und wo ihr Höchststunden am Tag oder in der Woche eintragt, teilt der Plan niemanden darüber hinaus ein.

Schließtage und Betriebsferien

Zwei Wochen im Sommer, zwischen den Jahren, der Konzeptionstag: Betriebsferien trägt die Leitung einmal als Zeitraum ein, und für diese Tage plant die App keine Schichten. Für die Festen werden die Tage als Urlaub eingetragen — so, wie es fast überall gehandhabt wird — und im Urlaubskonto abgezogen, ohne dass jemand einen Antrag stellen muss. Ein gesetzlicher Feiertag in den Betriebsferien kostet dabei keinen Urlaubstag. Ein einzelner Schließtag ohne Urlaubsanrechnung, etwa der Konzeptionstag, wird als freier Tag angelegt.

Wenn morgens um sechs das Telefon klingelt

Der Klassiker: Eine Erzieherin ist krank, der Frühdienst beginnt in einer Stunde, und die Leitung ruft die Liste durch. In Schichtpool meldet die Person ihren Ausfall selbst, direkt in der App — oder die Leitung trägt ihn ein, wenn der Anruf schon gekommen ist. Die Schicht wird freigegeben, und alle, die dafür infrage kommen — im richtigen Dienst, an dem Tag frei, ohne Verstoß gegen die Ruhezeit — bekommen eine Nachricht aufs Handy. Ohne Namen und ohne Grund: Die Kolleginnen sehen nur „Frühdienst am Donnerstag ist frei". Nur die Leitung erfährt, wer ausgefallen ist. Wer übernimmt, tippt einmal, und der Plan ist wieder besetzt.

Aushilfen, Springer und FSJ im selben Plan

Viele Kitas arbeiten mit einer Mischung: feste Fachkräfte mit Stundenkonto, dazu Aushilfen auf Abruf, Springer des Trägers, FSJ und Praktikantinnen. Schichtpool führt beide Sorten in einem Plan. Feste werden eingeteilt und sperren Tage, an denen sie nicht können; Freie tragen ein, wann sie können, und werden nur dann gesetzt. Das Stundenkonto gibt es für die Festen, die Aushilfen zählen ihre Schichten — beides auf derselben Seite, ohne zwei Listen.