Dienstplanung für Freie und Feste
Der Dienstplaner für Freie und Feste.
Freie Mitarbeiter, Ehrenamtliche oder Eltern mit Pflichtdiensten bekommen so viele Dienste, wie vereinbart. Feste planst du im selben Plan mit ihrem Stunden-Soll. Schichtpool fragt ab, wer wann kann, erinnert von selbst und verteilt den Monat auf Knopfdruck.
Zugang sofort, ohne Zahlungsdaten.
Zwei liegen noch unter ihrer Zusage. Genau das zeigt Schichtpool, bevor der Plan steht.
- Freie und Feste in einem Plan
- Freie nach Kontingent jede Zusage eingehalten
- Automatische Erinnerung an die Abgabefrist
- Verteilung auf Knopfdruck der ganze Monat
- Leitungsblick reichen die Leute?
- Stundenkonto, Urlaub, Arbeitszeitregeln für Feste, aus dem Plan
Freie und Feste
Jede Zusage eingehalten — egal, wie sie aussieht.
Freie, Ehrenamtliche und Eltern haben ein Kontingent: mindestens so viele Dienste oder Stunden, wie vereinbart, höchstens so viele, wie sie selbst wollen. Feste planst du im selben Dienst mit, mit einem Stunden-Soll für den Monat oder das Jahr.
Feste bekommen dazu ein Stundenkonto: Soll aus Wochenstunden und Arbeitstagen, Feiertage abgezogen, Saldo läuft über den Monat hinaus. Gerechnet wird aus dem Plan — gestempelt wird nicht.
Verfügbarkeit und Erinnerung
Du setzt die Frist. Ans Eintragen erinnert Schichtpool.
Das Team tippt auf dem Handy an, wann es kann — oder, wo ihr es so haltet, wann nicht. Rückt die Frist näher, geht von selbst eine Erinnerung raus: per Mail und als Nachricht aufs Handy, zuerst an alle, dann nur an die, die noch fehlen.
Bitte Verfügbarkeit bis 20.09. für Oktober 2026 (Frühdienst) abgeben.
Verteilung auf Knopfdruck
Ein Knopf, und der Monat steht.
Erst werden die Zusagen erfüllt, dann verteilt sich der Rest gerecht übers Team — mit Ruhezeiten und Freiwünschen. Was offen bleibt, geht in die Schichtbörse: abgeben, tauschen, übernehmen, ohne dass du dazwischensitzt.
Der Knopf macht einen Entwurf. Das Team sieht ihn erst, wenn du ihn veröffentlichst — bis dahin änderst du, was du willst. Bleibt eine Schicht leer, steht daneben, warum niemand konnte.
Arbeitszeitregeln
Ihr sagt, was gilt — und wie streng.
Elf Stunden Ruhe zwischen zwei Diensten, höchstens zehn Stunden am Tag, nicht mehr als drei Wochenenden in Folge, zwei freie Tage am Stück: Jedes Haus hat seine Regeln, oft aus dem Tarifvertrag. Ihr tragt die Zahlen ein, und der Plan hält sie — beim Verteilen, beim Einteilen von Hand, beim Übernehmen aus der Schichtbörse und beim Tausch.
Wie streng, entscheidet ihr je Regel: als Sperre, über die niemand hinwegkommt, als Warnung, die man sehenden Auges übergehen kann, oder als Ziel, das der Verteiler nur bricht, wenn sonst eine Schicht leer bliebe — und dann sagt, wo und warum. Ruhezeit und Höchststunden sind für Feste immer eine Sperre. Freie halten ihre eigenen Grenzen: Höchstzahl im Monat, an Wochenenden, in der Woche.
Die Regeln gelten für den Plan. Schichtpool plant, es stempelt nicht — was tatsächlich gearbeitet wurde, erfasst ihr in dem Werkzeug, das ihr dafür habt.
Planungsregeln · Feste
Am Dienst · Nachtdienst
Leitungsblick
Reichen meine Leute — oder habe ich zu viel zugesagt?
Die Team-Übersicht rechnet es vor dem Planen aus: Wie viele Dienste sind zugesagt, wie viele braucht der Monat, und wie viele könnten alle zusammen höchstens übernehmen. Liegen die Zusagen über dem Bedarf, siehst du es, bevor jemand leer ausgeht.
Stundenkonto, Urlaub, Abwesenheit
Für Feste führt der Plan das Konto gleich mit.
Wer fest angestellt ist, bekommt ein Stundenkonto: Das Soll kommt aus Wochenstunden und Arbeitstagen, geplante Dienste zählen dagegen, der Saldo läuft von Monat zu Monat. Dazu ein Urlaubskonto je Person — Anspruch, genommen, Rest, anteilig bei Ein- und Austritt.
Urlaub und freie Tage beantragt das Team in der App. Die Leitung sieht beim Entscheiden, was es kostet, wer an den Tagen eingeteilt ist und ob die Schichten besetzbar bleiben. Eine Abwesenheit wird gutgeschrieben, ohne dass jemand einen Grund einträgt — ein Feld dafür gibt es nicht.
Wird jemand im Urlaub krank, gibt die Leitung die Urlaubstage zurück: Der Urlaub bleibt eingetragen, und die Bewertung lässt sich noch ändern, wenn die Bescheinigung erst Tage später kommt. Resturlaub verfällt nie von selbst — die App zeigt ihn an und warnt, gelöscht wird nichts. Und das Konto wird nie umgeschrieben: Eine Korrektur ist eine eigene Buchung mit Vermerk, die alte Zeile bleibt stehen.
Für wen
Für alle, die Dienste verteilen.
Vier Beispiele, für die wir es genauer aufgeschrieben haben — jedes mit anderen Diensten und einer anderen Art zu zählen. Praxis, Rettungswache, Museum, Tafel, Gastronomie, Wachdienst: Wo jemand einen Plan macht, passt Schichtpool genauso. Und wo freie Mitarbeiter, Honorarkräfte oder Aushilfen neben den Festen stehen, gilt überall dasselbe: Dienstplan für freie Mitarbeiter.
RedaktionenFeste Freie mit zugesagten Schichten, Festangestellte mit Stundenkonto — Zeitung, Sender, Online.Mehr für Redaktionen
VereineMitglieder und Familien mit Arbeitsstunden oder Diensten, die sie dem Verein schulden: Theke, Kasse, Platzpflege, Fahrdienst.Mehr für Vereine
Kitas und HorteFrüh-, Kern- und Spätdienst, Springer bei Ausfall, Stundenkonto und Urlaub für die Festen.Mehr für Kitas
HilfsorganisationenEhrenamtliche mit Mindestdiensten neben Hauptamtlichen: Bereitschaft, Sanitätsdienst, Fahrdienst — und weiteres Ehrenamt mit festen Diensten.Mehr für Hilfsorganisationen
Entstanden in der Praxis. Freie Reporterinnen und Reporter eines öffentlich-rechtlichen Senders planen ihre Dienste seit 2026 mit Schichtpool, selbst organisiert, nicht über den Sender.
Demo
Schichten automatisch verteilen — ein leerer Monat, ein Knopfdruck.
Acht Personen, zwei Schichten, alle haben eingetragen, wann sie können. Der Monat ist noch leer.
- Als Planerin auf 🗓️ Planung gehen und Verteilen drücken. Der Monat ist besetzt, bevor du die Hand vom Knopf nimmst.
- Den Schalter auf Veröffentlicht legen. Erst damit sieht das Team überhaupt etwas.
- Oben auf Eva L. umschalten. Die Planung verschwindet aus ihrer Leiste.
- In die 🔄 Schichtbörse gehen: eine Anfrage an Eva, eine Abgabe und ein Tauschangebot.
Schichtpool
Clara W. Planerin
Die acht Namen sind erfunden, alles bleibt in deinem Browser. Der Kalender lässt sich seitlich schieben. Im Betrieb sind beliebig viele Dienste und Schichten möglich. Hier zählt der Plan Dienste — wer in Stunden rechnet, stellt das je Person um; der Knopfdruck ist derselbe.
Das Ganze mit euren eigenen Diensten, eurem Team und euren Fristen — dreißig Tage, ohne Zahlungsdaten:
Was die Anwendung kannAlle Funktionen ansehen
Schichten anlegen
- Rhythmus: alle ein, zwei oder drei Wochen, wahlweise im Tagestakt
- Wochentage, Uhrzeit, Dauer, Pause und wie viele Personen gebraucht werden
- Anfang und Ende: ausgelaufene Schichten verschwinden aus den Plänen
- Abgabefrist je Dienst, dazu bis zu fünf Erinnerungen davor und danach — je Stufe wählbar, ob alle oder nur die Nachzügler angeschrieben werden
- Änderungen lassen sich für die Zukunft vormerken
- Vorschau vor dem Speichern: welche Termine wegfallen, welche dazukommen und wer daran schon eingeteilt ist
- Feiertage: Vorlage je Bundesland und für Österreich, je Schicht frei wählbar — und über die Jahre wechseln sie sich ab
Verteilen
- Ein Knopf je Dienst — oder einer für alle nacheinander
- Zuerst werden die Zusagen erfüllt, danach verteilt sich der Rest gerecht über das Team
- Dienste oder Stunden, je Person wählbar — das Soll gilt für den Monat oder fürs Jahr
- Hält die Ruhezeit und die Arbeitszeitregeln des Hauses ein: Stunden am Tag und in der Woche, Tage am Stück, freie Tage am Stück, Wochenenden und Sonntage in Folge
- Je Regel wählbar, wie streng sie gilt: Sperre, Warnung oder Ziel
- Schichtwoche je Dienst: dieselbe Schicht eine Woche lang, wahlweise wöchentlich wechselnd — und für belastende Dienste höchstens wenige Tage dieselbe Schicht am Stück
- Aushilfe über Abteilungsgrenzen, wenn der Termin nah ist und nebenan jemand einspringen könnte
- Bleibt ein Dienst leer, steht für jede Person dabei, warum sie nicht konnte
- Tagesansicht: wer an einem Tag wann da ist, als Balken über die Stunden — mit der Besetzung je Stunde und den offenen Plätzen
Für das Team
- Antippen, wann man kann — für jeden Tag und jede Schicht
- Oder umgekehrt: eintragen, wann man nicht kann, und sonst eingeteilt werden
- Freiwunsch mit abgestufter Verbindlichkeit — vom Hinweis bis zur festen Sperre
- Höchstzahl im Monat, in Diensten oder Stunden, mit eigenem Wert für Wochenenden und Feiertage
- Der eigene Plan im Handy-Kalender
- Notiz am Tag für den Dienst — Konzeptionstag, Elternabend, Redaktionskonferenz —, auch im Kalender-Abo; dazu Ankündigungen an den ganzen Dienst
- Wo das Haus es so will, sieht jede Person nur die eigenen Einteilungen
- Eine Nachricht aufs Gerät, wenn der Plan veröffentlicht ist, sich die eigenen Dienste ändern, ein Tausch ansteht oder jemand ausfällt
- Läuft im Browser wie eine App, auf dem Handy direkt vom Home-Bildschirm
Schichtbörse
- Abgeben ohne Gegenleistung oder tauschen gegen eine passende Schicht
- Direkte Anfrage an eine bestimmte Person statt an alle
- Unbesetzte Schichten stehen in derselben Liste zur Übernahme
- Feste mit Stundenkonto übernehmen bis zu ihrem Soll — der Knopf sagt, wenn es erreicht ist
- Extern besetzen: eine offene Schicht mit einer Vertretung von außen füllen, ohne den Plan zurückzuziehen
Stundenkonto und Urlaub
- Fest oder frei, je Person — Feste rechnen in Stunden mit Konto, Freie in Diensten nach Kontingent, beide im selben Plan
- Monatssoll aus Wochenstunden und Arbeitstagen, Feiertage nach Bundesland abgezogen — auch für Teilzeit mit festen Tagen
- Saldo mit Übertrag, Monatsabschluss, Korrekturbuchung mit Vermerk — nie geändert, nur gegengebucht
- Urlaubskonto: Anspruch, genommen, Rest, halbe Tage, anteilig bei Ein- und Austritt — Resturlaub verfällt nie von selbst, auf Wunsch geht vor der Frist ein Hinweis an die Person
- Krank im Urlaub: Die Leitung gibt die Urlaubstage zurück, ohne den Urlaub zu löschen
- Mehrarbeit melden: Die Person meldet, die Leitung bestätigt, das Konto bucht
- Dienste bestätigen, wenn das Haus es einschaltet: Feste bestätigen Beginn und Ende, Abweichungen gehen als Mehrarbeit an die Leitung
- Abwesenheit in vier Arten — Urlaub, freier Tag, Fortbildung, abwesend — mit Gutschrift, ohne Grund
- Anträge aus der App, Entscheidung mit Kosten, Einteilungen, Besetzungsprognose und wie viele schon fehlen
- Kurzfristiger Ausfall: ein Knopf, die Schicht ist frei, mögliche Springer bekommen eine Nachricht
- Betriebsferien und Schließtage; inaktiv mit Zeitraum für Elternzeit oder Sabbatical
- Export fürs Lohnbüro: Stunden und Tage je Person mit Nacht-, Sonntags- und Feiertagsstunden, als Liste oder als Export für DATEV Lohn und Gehalt bzw. DATEV LODAS — dazu ein Jahresbericht je Person
Rollen und Konten
- Rollen für Verwaltung, Planung, Leitung, Assistenz und Mitarbeit
- Planer sehen und ändern nur ihre eigenen Dienste — die Leitung gibt einzeln frei, was sie dort dürfen
- Abteilungen mit Unterebenen: mehrere Studios, Standorte oder Bereiche in einem Zugang
- Erlaubte Schichten je Person — wer nur Frühdienst kann, bekommt keinen Spätdienst
- Personen einlesen aus einer CSV- oder Excel-Liste — gelesen im Browser, die Datei verlässt den Rechner nicht
- Einladung per Link, das Passwort setzt jeder selbst
- Verwaltungsprotokoll: wer wann Einstellungen, Rechte oder Abwesenheiten geändert hat
- Mehrere Teams auf einem Server, sauber voneinander getrennt
Betrieb und Datenschutz
DSGVO, Server, Sicherung: schlichte Tatsachen statt Versprechen.
- Server in Deutschland
- Deutscher Anbieter, jede Nacht verschlüsselt an einen zweiten Standort gesichert, ein Jahr vorgehalten. Der AV-Vertrag liegt in eurem Konto. Endet der Vertrag, gehen Daten und Sicherungen mit.
- Keine Dritten im Spiel
- Kein Tracking, keine Werbenetze, nichts von fremden Servern — in der Anwendung wie auf dieser Seite. Deshalb auch kein Banner.
- Sparsam bei den Daten
- Namen, Zugang, Verfügbarkeiten, Schichten, bei Festen das Konto. Kein Standort und kein Grund für eine Abwesenheit. Schichtpool plant, es stempelt nicht. Alles Weitere für Betriebs-, Personal- und Mitarbeitervertretungen.
- Wer was sieht
- Das Team sieht den veröffentlichten Plan, wo ihr es wollt nur die eigenen Einteilungen. Verfügbarkeiten, Kontostände und Anträge anderer sehen nur die, die planen oder führen.
- Nachvollziehbar
- Der Plan ist ein Entwurf, bis ihr ihn veröffentlicht. Vor jedem Speichern legt die App eine Kopie des alten Stands an; Änderungen an Einstellungen, Rechten und Abwesenheiten stehen im Protokoll.
- Nicht länger als nötig
- Abwesenheiten und Kontobuchungen liegen hier nur für die Planung. Auf Wunsch löscht die App sie nach einer Frist, mit Vorwarnung. Der Dienstplan selbst bleibt.
- Nur an die, die es angeht
- Eine Nachricht geht an die betroffene Person und an die zuständige — nicht an alle.
- Auch ohne App
- Der eigene Plan kommt als Kalender-Abo, per Mail oder als Ausdruck an die Wand. Niemand muss etwas installieren.
Preise
Ein Preis je Team, nicht je Kopf.
Drei Stufen nach Zahl der Personen, alle Funktionen in jeder — keine Module, kein Aufpreis. Abteilungen und Standorte kosten nichts extra. Jährlich mit zwei Monaten gratis, monatlich zum Ende des Abrechnungsmonats kündbar.
Selbst ausprobieren
Dreißig Tage, euer eigener Dienstplan.
Teamname, dein Name, deine E-Mail — der Zugang steht sofort, mit allen Funktionen und ohne Zahlungsdaten.
Ihr ladet danach selbst euer Team ein. Wollt ihr weitermachen, bleibt alles, wie es ist — dieselbe Adresse, dasselbe Team, alle Pläne.
Lieber erst fragen?
Schreib kurz, was ihr plant — wir melden uns.