Was Schichtpool speichert, zeigt und von selbst tut

1. Was gespeichert wird — und was nicht

Für alle Personen: Name, Benutzername, E-Mail-Adresse, Rolle, Zugehörigkeit zu Abteilungen und Diensten, Mindest- und Höchstzahl von Diensten, Verfügbarkeiten, Einteilungen, Tausch- und Abgabeangebote. Dazu, was der Zugang braucht: Passwort als Hash, zeitlich begrenzte Einladungslinks, fehlgeschlagene Anmeldeversuche als Schutz gegen das Erraten von Passwörtern.

Für fest Angestellte mit Stundenkonto zusätzlich: Wochenstunden, Arbeitstage, Urlaubsanspruch, Abwesenheiten mit Zeitraum und einer von vier Arten — Urlaub, freier Tag, Fortbildung, abwesend —, Anträge auf freie Tage, gemeldete Mehrarbeit und Kontobuchungen.

Nicht gespeichert: Gründe für eine Abwesenheit — es gibt kein Feld und keinen Freitext dafür. Keine Arbeitszeiten: Schichtpool rechnet mit dem geplanten Dienst, es gibt kein Kommen und Gehen. Nur wenn das Haus „Dienste bestätigen“ einschaltet, bestätigen fest Angestellte nach der Schicht Beginn, Ende und Pause — eine Angabe der Person, keine Messung. Keine Standorte, keine Anwesenheitsprüfung, keine Auswertung je Person über Pünktlichkeit, Tempo oder Ausfälle.

2. Wer was sieht

Das Team sieht den veröffentlichten Plan seines Dienstes. Das Haus kann einstellen, dass Mitarbeitende nur ihre eigenen Einteilungen sehen; die übrigen Plätze stehen dann ohne Namen als „besetzt“ da. Gefiltert wird auf dem Server — was nicht angezeigt wird, kommt auch nicht im Browser an.

Zahlen über andere — geplant gegen Kontingent oder Soll, wer seine Verfügbarkeit abgegeben hat — sehen nur Planung, Leitung und Verwaltung. Verfügbarkeiten anderer sieht nur, wer den Dienst plant.

Abwesenheiten: Die Art sehen die Person selbst und wer sie führt. Kolleginnen und Kollegen sehen höchstens, dass jemand nicht da ist. Kontostand und Resturlaub sehen die Person selbst, die Leitung ihrer Abteilung und die Verwaltung.

Rechte hängen an der Zuständigkeit: Die Planung sieht und ändert nur ihre Dienste, die Leitung führt nur ihre Abteilungen. Wer nichts zugeordnet hat, entscheidet nichts.

3. Was die App von selbst tut — und was nie

Von selbst: Sie erinnert an die Abgabefrist für Verfügbarkeiten, an offene Anträge und an unbesetzte Schichten; wo das Haus es einschaltet, auch an Resturlaub vor der Frist. Ist für jemanden „inaktiv“ mit Zeitraum eingetragen, etwa für die Elternzeit, sperrt und öffnet sie den Zugang an den eingetragenen Tagen. Auf Knopfdruck verteilt sie einen Entwurf. Sie prüft die Regeln, die das Haus einträgt — Ruhezeit, Höchststunden, Tage am Stück — und sperrt oder warnt, wie eingestellt.

Nie von selbst: Sie genehmigt oder lehnt keinen Antrag ab. Sie ändert keine Kontobuchung — eine Korrektur ist eine neue Buchung mit Vermerk, die alte bleibt stehen. Sie löscht keinen Dienstplan. Sie führt keine Statistik darüber, wie oft jemand ausfällt.

4. Entwurf und verbindlicher Plan

Was der Verteiler oder die Planung einträgt, ist ein Entwurf; das Team sieht ihn erst, wenn er veröffentlicht wird. Bevor ein Plan neu gespeichert wird, legt die App eine Kopie des alten Stands an, mit Zeitpunkt und wer gespeichert hat.

Ein Protokoll hält das Handeln von Verwaltung und Leitung fest: geänderte Hauseinstellungen, vergebene Rollen und Zuständigkeiten, geänderte oder stornierte Abwesenheiten (nur der Zeitraum, nie die Art), und alles, was die Verwaltung im Namen einer anderen Person tut — jeweils mit vorher und nachher. Nachsehen wird nicht festgehalten — mit einer Ausnahme, nur wenn das Haus die Lesebestätigung einschaltet: Wer eine Änderung am eigenen Plan mit „Gesehen“ bestätigt, hinterlässt diesen Klick. Wer eine Liste öffnet oder ein Konto ansieht, hinterlässt nichts.

5. Benachrichtigungen

Die Art einer Abwesenheit steht in keiner Mail und in keinem Push. Fällt jemand kurzfristig aus, erfahren die möglichen Vertretungen nur, welche Schicht frei ist — ohne Namen und ohne Grund; den Namen erfährt nur die Leitung. Betriebliche Post geht an die, die für den Dienst zuständig sind, nicht an alle.

Nachrichten aufs Handy schaltet jede Person selbst ein und aus. Niemand muss etwas auf ein privates Gerät laden: Der eigene Plan kommt auch per Mail, als Kalender-Abo oder als Ausdruck.

6. Wann gelöscht wird

Abwesenheiten und Kontobuchungen liegen in Schichtpool nur für die Planung; abgerechnet wird anderswo. Das Haus kann eine Löschfrist einstellen — mindestens zwölf Monate, vorgeschlagen sind vierundzwanzig. Sie greift erst nach einer ausdrücklichen Bestätigung, mit vierzehn Tagen Vorwarnung an die Verwaltung. Buchungen verfallen nur bis zum letzten abgeschlossenen Monat. Der Dienstplan selbst bleibt.

Das Protokoll bleibt zwölf Monate, Kopien früherer Planstände sechs Monate. Endet der Vertrag, werden die Daten nach vierzehn Tagen gelöscht, die Sicherungen mit ihnen. Ein Testzugang endet nach dreißig Tagen und wird nach weiteren vierzehn gelöscht.

7. Was das Haus selbst regelt

Schichtpool ersetzt keine Vereinbarung zwischen Haus und Vertretung; es liefert die Beschreibung dafür. Beim Haus bleiben insbesondere:

• ob und wie die Vertretung bei Einführung und Nutzung beteiligt wird,
• die Aufzeichnung der tatsächlich gearbeiteten Zeit — Schichtpool plant, es stempelt nicht,
• der Hinweis an Beschäftigte vor einem möglichen Verfall von Resturlaub — die App lässt Urlaub nie von selbst verfallen und schickt den Hinweis per Mail, wenn das Haus es einschaltet,
• Krankmeldungen und Lohnabrechnung — sie gehören in das System, mit dem ihr abrechnet.

Den Vertrag zur Auftragsverarbeitung mit den technischen und organisatorischen Maßnahmen bekommt das Haus beim Anmelden. Das Muster lässt sich vorab ansehen. Fragen beantworten wir unter info@schichtpool.de.