Schichtpool
Für Teams mit Freien — Redaktionen, Praxen, Kultur, Gastronomie
Dienstplan für freie Mitarbeiter: geplant nach Zusage, nicht nach Anweisung.
Freie Mitarbeiter, Honorarkräfte, Aushilfen: Sie schulden keinen Monat, sondern das, was sie zugesagt haben — zwölf Dienste, acht Wochenenden, vierzig Stunden. Ein Schichtplan für Feste fragt, wer wann arbeiten muss. Ein Schichtplan für Freie muss fragen, wer wann kann, und dann jede Zusage einlösen. Schichtpool ist dafür gebaut — entstanden in einer Regionalredaktion, in der zwölf Freie neben den Festen den Monat füllen.
Was bei euch schiefgeht
Drei Sätze, die fallen, wenn Freie mit Excel geplant werden
„Mir wurden zehn Dienste zugesagt, im Plan stehen sechs."
Jede Zusage steht im Schichtpool als Kontingent — Dienste oder Stunden, je Monat oder je Jahr. Die Verteilung erfüllt zuerst jedes Kontingent, dann erst den Rest. Der Personenstand zeigt je Person, was geplant ist und was zugesagt war.
„Ich hab doch geschrieben, dass ich am 14. nicht kann."
Freie tragen ihre Verfügbarkeit selbst ein, am Handy, mit Abgabefrist. Was nicht eingetragen ist, wird nicht geplant — der Verteiler setzt niemanden auf einen Tag, den er nicht angeboten hat.
„Wer kann morgen? Ich ruf mal durch."
Die Schicht geht in die Schichtbörse, alle, die infrage kommen, bekommen eine Nachricht, der Erste, der tippt, hat sie. Tausch und Abgabe laufen genauso — ohne die Planung.
Was den Schichtplan mit Freien anders macht
Wer nicht muss, muss anders geplant werden
Die Wunschliste statt der Anweisung
Bei Festangestellten trägt die Planung ein, und wer nicht kann, sperrt einzelne Tage. Bei Freien ist es umgekehrt: Ohne Eintrag gibt es keine Schicht. Schichtpool führt Freie deshalb über eine Wunschliste — jede Person tippt im Kalender an, welche Schichten sie an welchem Tag machen würde, und nur daraus wird geplant. Urlaub braucht ein Freier gar nicht einzutragen; er lässt die Tage leer. Das ist keine Kleinigkeit in der Bedienung, sondern der Unterschied zwischen einem Plan, der Zusagen einlöst, und einem, der Leute verpflichtet, die sich nicht verpflichtet haben.
Das Kontingent: die Zusage in Zahlen
Mit Freien wird verhandelt: „Du bekommst zehn Dienste im Monat", „mindestens sechs Wochenenden im Jahr", „höchstens 40 Stunden". Diese Zusagen stehen im Schichtpool als Kontingent je Person und Dienst — als Mindestzahl, die der Plan einlösen soll, und als Höchstzahl, die er nicht überschreitet. Gezählt wird in Diensten oder in Stunden, je Monat oder über das Jahr, und jede Person kann ihre Höchstzahl für einen Monat selbst herabsetzen, wenn sie weniger will. Der Leitungsblick zeigt vor dem Verteilen, ob die Zusagen aller den Bedarf decken oder ob Plätze offen bleiben.
Die Abgabefrist und wer daran erinnert wird
Der Plan kann erst entstehen, wenn alle abgegeben haben, und einer fehlt immer. Schichtpool setzt je Monat eine Abgabefrist und erinnert bis zu fünfmal gestaffelt — je Stufe alle oder nur die, die noch fehlen. Die Planung sieht, wer abgegeben hat, und schreibt keine Mails mehr hinterher.
Verteilen: erst die Zusagen, dann gerecht
Auf Knopfdruck verteilt Schichtpool den Monat: Zuerst bekommt jeder sein Kontingent, wobei die Person mit den wenigsten Ausweichmöglichkeiten zuerst drankommt. Dann werden die restlichen Plätze vom Engpass her gefüllt, im Verhältnis zur Zusage — wer im Vormonat zu kurz kam, wird im nächsten bevorzugt. Harte Grenzen sind Verfügbarkeit, eine Schicht am Tag, die Höchstzahl und die Ruhezeit. Was der Verteiler nicht besetzen kann, nennt er mit Grund, statt es leise offen zu lassen. Der Entwurf lässt sich von Hand ändern, und erst mit dem Veröffentlichen sieht das Team den Plan.
Tausch und Abgabe: das Honorar bleibt im Dienst
Freie werden je Dienst verschieden bezahlt, und wer einen Tausch annimmt, sucht sich die Gegenschicht aus. Deshalb bleibt ein Tausch über die Schichtbörse immer im selben Dienst — eine Reporterschicht wird gegen eine Reporterschicht getauscht, nicht gegen eine Online-Schicht, die anders honoriert ist. Wer direkt mit einer bestimmten Person tauschen will, darf über Dienstgrenzen, wenn beide in beiden Diensten sind. Und wer eine Schicht nicht schafft, gibt sie ab: Die Kolleginnen, die dafür infrage kommen, bekommen eine Nachricht, wer übernimmt, tippt einmal.
Freie und Feste im selben Plan
Die meisten Teams sind gemischt: Festangestellte mit Vertrag und Stundenkonto, daneben Freie mit Kontingent. Schichtpool führt beide in einem Plan und behandelt sie verschieden. Feste werden eingeteilt und sperren Tage, Freie bieten Tage an. Für Feste ist die Ruhezeit eine Sperre, für Freie eine Warnung, die sie sehenden Auges übergehen dürfen — es ist ihre Entscheidung. Für Feste läuft das Stundenkonto mit Urlaub und Anträgen mit, für Freie zählt der Plan die Dienste. Beides steht auf derselben Seite, ohne zwei Listen und ohne zwei Programme.
So läuft ein Monat
Ein Monat mit Freien im Schichtpool
- Schichten anlegen: je Dienst mit Uhrzeit, Rhythmus und Personenzahl. Je Person das Kontingent und die Schichten, die sie machen darf.
- Die Freien tragen ihre Verfügbarkeit ein — am Handy, bis zur Abgabefrist, mit Erinnerung.
- Verteilen auf Knopfdruck, Leitungsblick prüfen, Entwurf anpassen, veröffentlichen.
- Unterwegs: Tausch, Abgabe und Übernahme über die Schichtbörse, kurzfristiger Ausfall meldet sich selbst.
- Am Monatsende zeigt der Personenstand je Person, was geplant war und was zugesagt — für die Feste daneben Stundenkonto und Urlaub.
Häufige Fragen
Was Teams mit Freien vor dem Testen wissen wollen
Wir zahlen je Dienst ein Honorar. Rechnet Schichtpool das ab?
Nein, und das ist Absicht. Der Plan zählt, wer wie viele Dienste hatte, und der Personenstand zeigt es je Person und Monat. Abgerechnet wird dort, wo ihr heute abrechnet — Schichtpool hält keine Honorarsätze und schreibt keine Rechnungen. Es ist ein Planungswerkzeug, keine Buchhaltung.
Können Freie sehen, wer sonst noch im Plan steht?
Ja, den veröffentlichten Plan sehen alle im Dienst — wer den Frühdienst vor einem hat, muss man für die Übergabe kennen. Was andere zugesagt haben oder wann sie nicht können, zeigt die App nur der Planung.
Was, wenn eine Freie in drei Diensten arbeitet?
Dann hat sie drei Kontingente, und der Verteiler achtet auf alle zugleich — eine Schicht am Tag, Ruhezeit über alle Dienste. Die Zugehörigkeit kann sich zum Monat ändern, ohne dass alte Pläne umgeschrieben werden.
Wie kommt der Plan zu den Leuten?
Als Nachricht aufs Handy bei Veröffentlichung, als Kalender-Abo in der eigenen Kalender-App und als PDF des Monats. Ohne App-Store: Schichtpool läuft im Browser und lässt sich auf dem Startbildschirm ablegen.
Wir haben eine Betriebs- oder Personalvertretung. Was muss die wissen?
Dass Schichtpool Dienstpläne und Verfügbarkeiten speichert, keine Arbeitszeiten erfasst und keine Gründe für Abwesenheiten kennt. Der Vertrag zur Auftragsverarbeitung mit den technischen und organisatorischen Maßnahmen liegt beim Anmelden zum Herunterladen bereit; die Daten liegen auf Servern in Deutschland.
Was kostet es für eine Redaktion mit zwölf Freien und vier Festen?
Sechzehn Personen, also 69 € im Monat oder 690 € im Jahr — ein Preis je Team, alle Funktionen, monatlich kündbar. Bis 15 Personen sind es 39 €.
Preis
Ein Preis je Team, nicht je Kopf. Alle Funktionen in jeder Stufe, keine Module, kein Aufpreis. Monatlich zum Ende des Abrechnungsmonats kündbar — oder jährlich mit zwei Monaten gratis.
Alle PreiseSelbst ausprobieren
Dreißig Tage, euer eigener Dienstplan.
Teamname, dein Name, deine E-Mail — der Zugang steht sofort, mit allen Funktionen und ohne Zahlungsdaten.
Ihr ladet danach selbst euer Team ein. Wollt ihr weitermachen, bleibt alles, wie es ist — dieselbe Adresse, dasselbe Team, alle Pläne. Lieber erst fragen? Schreib uns kurz.